Free Apps in Apple Business: Warum „In Verwendung: XX“ deine Mediathek blockiert
Moin zusammen,
neulich beim Kunden, eigentlich Kleinkram: Eine stinknormale kostenlose App – Blitzer.de, Bundle ID com.eifrig.blitzerde – soll aufgeräumt werden. Kurz in Apple Business reingeschaut, und da steht: Gesamtanzahl „–“, In Verwendung 8, Verfügbar „–“. Lizenzen per Menge nachziehen? Das Feld gibt es nicht mehr. App aus der Mediathek löschen? Apple meckert über aktive Lizenzzuweisungen. Organisationseinheit von der App entfernen? Ebenfalls gesperrt. Läuft.
Der Reflex, den vermutlich jeder Admin kennt: Zuweisungen in Workspace ONE bereinigen, App löschen, neu hinzufügen – dann hängt sie sauber im neuen Modell. Bevor ich so etwas einem Kunden empfehle, habe ich den Plan gegen Apple-Doku, Developer-API, Omnissa-Doku und die Erfahrungen aus der Community gehalten und zusätzlich unabhängig gegenprüfen lassen. Spoiler: Der Plan fängt destruktiv an und scheitert an einer Stelle, mit der kaum jemand rechnet.
- Seit 22.10.2026 brauchen kostenlose Apps in Apple Business keine Lizenzmenge mehr. Dass keine Menge mehr eingegeben werden kann, ist das neue Modell, kein Fehler.
- Vorher beschaffte Free-App-Lizenzen bleiben laut Apple nutzbar; Organisationen können ihren festen Bestand pro Organisationseinheit (OU) behalten. Ob eine Alt-App schon „unbegrenzt“ ist, musst du prüfen – nicht raten.
- „Gesamt –, Verfügbar –, In Verwendung 8“ spricht stark dafür, dass die App in dieser OU bereits unbegrenzt ist. Die 8 sind einfach die aktiven Zuweisungen.
- Apple erlaubt das Entfernen aus der Mediathek nur ohne Zuweisungen – und nennt als Bedingung zusätzlich eine nach dem 22.10.2026 bezogene Free App. Bei Altbeständen ist das Entfernen damit womöglich gar nicht vorgesehen.
- Löschen + Neu-Hinzufügen ist kein Weg ins neue Modell, im schlimmsten Fall fixiert es die Lizenzanzahl. Richtig ist: lesend prüfen, eine Testzuweisung machen – fertig.
Was Apple bei Free Apps geändert hat
Angekündigt hat Apple das zur WWDC26: Kostenlose Apps sollen über die Volumenlizenzierung laufen, ohne dass du Lizenzmengen erwerben und verwalten musst. Scharf geschaltet wurde es mit dem Apple-Business-Update vom 22. Oktober 2026. Statt eine Menge einzutippen, wählst du App und Organisationseinheit und klickst auf „Hinzufügen“. Lizenzen werden bei Bedarf gezogen. Das „Kaufen“ für 0 € ist damit Geschichte.
| Thema | Vorher | Seit 22.10.2026 |
|---|---|---|
| Free App beschaffen | Menge eingeben, „kaufen“ (0 €) | App + OU wählen, „Hinzufügen“ – keine Menge |
| Mehr Geräte | Bei Engpass Lizenzen nachkaufen | Lizenzen werden bei Bedarf gezogen |
| API: Get Assets ohne Parameter | totalCount = gekaufte Menge | totalCount 2147483647 für unbegrenzte Assets |
| API: Get Assets mit unlimited=true | – | Eigenes Array unlimitedAssets, ohne totalCount/availableCount/retiredCount |
| Altbestand (vor 22.10.) | Feste Menge | Bleibt nutzbar; fester Bestand pro OU möglich |
| Free App wird kostenpflichtig | – | Apple: bestehende Lizenzen bleiben nutzbar |
Fragt ein MDM Apples Apps-and-Books-API (GET /mdm/v2/assets) ohne den Parameter unlimited ab, meldet Apple für unbegrenzte Free Apps totalCount = 2147483647 – den Maximalwert eines vorzeichenbehafteten 32-Bit-Integers. Microsoft schreibt in der Intune-Doku ausdrücklich, dass das unbegrenztes Inventar ist und keine gekaufte Menge.
Mit unlimited=true landen diese Apps in einem eigenen Array unlimitedAssets, mit unlimited=false werden sie ausgeblendet. Wie dein MDM das anzeigt, hängt also davon ab, wie es Apple fragt. Miradore zeigt inzwischen „Unlimited“ an; für Workspace ONE habe ich bis heute keine offizielle Beschreibung gefunden.
Der Knackpunkt: Altbestände
Jetzt wird es interessant. Apple formuliert an dieser Stelle auffallend vorsichtig: Wer schon Lizenzen für eine Free App hat, behält deren Nutzung – etwa für den Fall, dass die App später kostenpflichtig wird. Free Apps, die nach der Änderung dazukommen, laufen im neuen Modell. Die Developer-Doku sagt dazu: Free Apps sind standardmäßig unbegrenzt zuweisbar, Organisationen können ihren bestehenden festen Bestand pro OU aber weiter nutzen.
Microsoft wird da deutlicher: Du sollst nicht annehmen, dass jede Free App in jeder Location unbegrenzt ist. Das steht zwar in der Intune-Doku, gilt aber herstellerunabhängig – also genauso für Workspace ONE. Dazu passt, was Mac Admin Tom Bridge berichtet: Altbestände wurden nicht automatisch umgestellt, und für solche Apps konnte man weiterhin Lizenzen in Tranchen nachziehen.
Addigy beschreibt genau dieses Bild für eine bereits unbegrenzte App: In der Lizenztabelle steht pro OU nur „In Verwendung“, ohne Gesamt- und Verfügbar-Wert. Passend dazu lässt Apples API bei unbegrenzten Assets totalCount und availableCount weg.
Und: Wäre die App noch ein fester Altbestand, könnte man laut Community weiter Mengen nachziehen. Dass das beim Kunden nicht mehr geht, ist ein weiteres Indiz für „schon unbegrenzt“. Beweisen lässt es sich nur per API oder Testzuweisung – dazu gleich mehr.
Mythen-Check: „Löschen und neu hinzufügen“
Klingt logisch – machen wir schließlich seit Jahren so, wenn irgendwo etwas klemmt. Hier ist es aus vier Gründen der falsche Weg:
- Apple dokumentiert es nirgends als Weg ins neue Modell – weder im Apple Business User Guide noch in Platform Deployment oder der Developer-Doku.
- Das Entfernen setzt null Zuweisungen voraus. Du müsstest die App also erst von allen Geräten nehmen – inklusive App-Daten.
- Bei Altbeständen ist das Entfernen womöglich gar nicht vorgesehen. Apple listet als Bedingungen fürs Entfernen aus der Mediathek: keine Paid App, keinem Gerät oder Benutzer zugewiesen, kein aktives Abo – und eine Free App, die nach dem 22.10.2026 bezogen wurde. Ob alle Bedingungen zugleich gelten müssen, sagt Apple nicht ausdrücklich. Verlassen würde ich mich darauf nicht.
- Apples Note warnt vor fixierten Anzahlen. Wird eine vor dem 22.10.2026 bezogene Free App aus einer OU entfernt, ist die Lizenzanzahl laut Apple auf den vorher besessenen Bestand fixiert statt unbegrenzt. Im schlimmsten Fall machst du so aus einer längst unbegrenzten App eine mit fester Menge – ohne Möglichkeit, Free-App-Mengen nachzukaufen.
Entferne eine vor dem 22.10.2026 bezogene Free App nicht aus der Mediathek oder aus einer OU, um sie „frisch“ ins Unlimited-Modell zu holen. In Apple Business gibt es dafür keinen sauberen Rollback. Wenn es wirklich sein muss: vorher schriftlich vom Apple Business Support bestätigen lassen.
Diagnose: unbegrenzt oder fester Altbestand?
Die gute Nachricht: Die Diagnose ist komplett nicht-destruktiv. Und sie gehört ganz an den Anfang – nicht ans Ende, wenn schon acht Geräte ohne App dastehen.
1. Apple Business ansehen
- Apps & Services > Apps and Books > Mediathek > App > Lizenzen.
- Nur „In Verwendung“ pro OU, Gesamt und Verfügbar leer: spricht für unbegrenzt.
- Zahlen bei Gesamt und Verfügbar: fester Altbestand.
2. Workspace ONE ansehen
- In die OG wechseln, in der der sToken liegt, dann Resources > Apps > Native Apps > Purchased > App. Lizenzwerte, Assignments, Smart Groups und Device Assignment notieren.
- Zeigt die Konsole 2147483647 oder unplausible Werte, ist das ein Hinweis auf ein unbegrenztes Asset – kein Grund zur Panik.
3. Apple direkt fragen (nur lesend)
Den Content Token (sToken) der betroffenen OU lädst du in Apple Business herunter. Die adamId ist nichts anderes als die App-Store-ID; für Blitzer.de ist das laut iTunes Lookup 393860580.
ADAM=393860580 # Blitzer.de
BASE=https://vpp.itunes.apple.com/mdm/v2
# a) Unbegrenzt? -> Treffer im Array "unlimitedAssets"
curl -s "$BASE/assets?adamId=$ADAM&unlimited=true" -H "Authorization: Bearer $STOKEN"
# b) Fester Bestand? -> Eintrag in "assets" mit totalCount/availableCount
curl -s "$BASE/assets?adamId=$ADAM&unlimited=false" -H "Authorization: Bearer $STOKEN"
# c) Wer hält die 8 Zuweisungen? (Seriennummern / clientUserIds)
curl -s "$BASE/assignments?adamId=$ADAM&includeUserState=true" -H "Authorization: Bearer $STOKEN"
# d) Welches MDM beansprucht diesen Token?
curl -s "$BASE/client/config" -H "Authorization: Bearer $STOKEN"
4. Testzuweisung
Der pragmatischste Test von allen: Nimm ein Testgerät, das bisher keine Lizenz hat, in die Smart Group der App auf. Wird die Lizenz zugewiesen und die App installiert, ist das Thema durch – egal, was irgendeine Zahl in irgendeiner Konsole anzeigt. Ist die App dagegen fest und ausgeschöpft, meldet Apple asynchron den Fehler 9709 („nicht genügend Assets verfügbar“).
Der Content Token ist ein Bearer-Token mit Vollzugriff auf die Lizenzen dieser Location. Nicht in Tickets, Chats oder Skripten liegen lassen. Und Vorsicht: Ein Token neu herunterzuladen kann den Token in Workspace ONE ablösen – dann musst du ihn dort erneuern.
Die Lösungswege im Überblick
| Option | Wann | Vorgehen | Einschätzung |
|---|---|---|---|
| A – Weiter nutzen | App wird gebraucht | Nichts löschen. Diagnose, Sync, Testzuweisung. | Empfohlen. Kein Eingriff in laufende Geräte. |
| B – Altbestand umstellen | Nur wenn API „fest“ zeigt und die Testzuweisung mit 9709 scheitert | In der Mediathek die OU-Zuordnung bearbeiten und „All current and future“ setzen (Community-Methode), dann Sync. | Von Apple nicht dokumentiert. Nebenwirkungen prüfen, ideal mit Apple-Support-Bestätigung. |
| C – Nicht mehr nutzen | App soll von den Geräten | In WS1 Assignment entfernen bzw. Geräte aus der Smart Group nehmen. Mediathek-Eintrag stehen lassen. | Korrekt und unterstützt. Der Mediathek-Eintrag kostet nichts. |
| D – Hängende Zuweisungen | „In Verwendung“ bleibt trotz Bereinigung | Ursache finden, gezielt im richtigen System lösen oder per API disassociate. | Notfallweg, sauber dokumentieren. |
| E – Löschen + neu hinzufügen | Gar nicht | – | Kontraproduktiv. Altbestand evtl. nicht entfernbar, Risiko fixierter Anzahl. |
Option B im Detail – und warum ich vorsichtig bin
Tom Bridge hat am 25.10.2026 beschrieben, wie er Altbestände auf unbegrenzt bekommen hat (der Tipp kam aus dem Addigy-Team): App-Detailseite in der Mediathek öffnen, bei den Organisationseinheiten auf Bearbeiten, „All current and future“ aktivieren, speichern. Ein vorheriges Revoke war nicht nötig. Er schreibt aber selbst dazu, dass Apple diese Schritte nirgends dokumentiert – und genau deshalb fasse ich das beim Kunden nicht ohne Not an.
- Der Wortlaut legt nahe, dass die App dann in allen aktuellen und künftigen OUs verfügbar ist – und damit auch für alle Content Tokens und MDMs dahinter (Test-Tenant, weitere WS1-OGs, ein zweites MDM).
- Wer den Haken später zurücknimmt, entfernt die App aus OUs – und landet damit genau bei Apples Note zur fixierten Anzahl.
- Im selben Dialog entfernt man laut Apple auch Apps aus OUs. Ein falscher Klick genügt.
Schritt für Schritt in Workspace ONE UEM
Phase 1 – Bestandsaufnahme (nur lesen)
- OG wählen: in die OG wechseln, in der der sToken liegt (pro OG nur ein sToken).
- Purchased App prüfen: Resources > Apps > Native Apps > Purchased > App. Lizenzwerte, Device Assignment, Assignments, Smart Groups notieren.
- Lizenzinhaber prüfen: Licenses-Seite und Manage Devices der App. Welche Geräte oder Benutzer halten eine Lizenz? Gibt es Einträge „Externally Redeemed“?
- Token prüfen: Groups & Settings > All Settings > Devices & Users > Apple > VPP Managed Distribution. Hängt derselbe sToken noch in einer anderen OG, einem Test-Tenant oder einem anderen MDM? Omnissa rät klar davon ab.
- Synchronisieren: Sync Licenses auf der App, dann Sync Assets. Ein Sync liest nur den Stand von Apple – er gibt keine Lizenz frei.
- Testzuweisung: Testgerät ohne Lizenz in die Smart Group aufnehmen, Installation prüfen (Device Details > Apps). In Apple Business steigt „In Verwendung“ auf 9.
- Entscheiden: Klappt die Testzuweisung: fertig, Fall schließen. Sonst weiter mit Apple-Support und ggf. Option B.
Phase 2 – App wird nicht mehr gebraucht (Option C)
- Business-Entscheidung einholen und Nutzer informieren: Mit dem Entfernen der Zuweisung schickt WS1 einen RemoveApplication-Befehl – die gemanagte App verschwindet samt App-Daten.
- App Removal Protection kennen: Groups & Settings > All Settings > Apps > Workspace ONE > App Removal Protection. Laut Omnissa-Doku (Modernized) greift sie per Default erst ab 100 Geräten in 10 Minuten.
- Zuweisung entfernen: Assignment der App löschen bzw. die Geräte aus der Smart Group nehmen. Laut Omnissa revoked WS1 die Lizenz dann automatisch.
- Scheduler kennen: Groups & Settings > All Settings > Admin > Scheduler. „VPP Revoke Licenses“ gibt Lizenzen von Benutzern ohne zugewiesene App frei; „VPP Externally Redeemed License Cleanup“ kümmert sich um extern eingelöste Lizenzen.
- Kontrollieren: Monitor > Events and Logs > App Removal Logs, Device Event Log, danach Sync Licenses. In Apple Business bis zu 24 Stunden einplanen, bis „In Verwendung“ auf 0 steht.
- Mediathek-Eintrag stehen lassen. Kein „Aus Mediathek entfernen“, keine OU-Entfernung – siehe Mythen-Check.
- sToken löschen oder „Clear“ in WS1 revoked alle Lizenzen aller Apps dieses Tokens – niemals als Revoke-Weg für eine einzelne App.
- „Remove“ auf Device Details hilft nur kurz: Solange das Assignment besteht, kommt die App beim nächsten Abgleich zurück.
- Die Revoke-Aktion auf der Licenses-Seite ist für verwaiste Lizenzen gedacht, nicht als Ersatz für das Entfernen des Assignments.
Wenn „In Verwendung“ einfach nicht runtergeht
Assignment weg, Sync erfolgreich, 24 Stunden gewartet – und Apple Business zeigt immer noch Zuweisungen? Dann gehören die Lizenzen sehr wahrscheinlich nicht (mehr) zu dem, was Workspace ONE kennt. Die üblichen Verdächtigen:
- Gleicher sToken in einem anderen MDM oder einer anderen WS1-OG. Dort wurde zugewiesen, dort muss bereinigt werden. Der API-Call client/config zeigt, wer den Token beansprucht.
- Geräte, die aus WS1 gelöscht wurden, ohne dass die Lizenz zurückging – häufig als „Externally Redeemed“ sichtbar.
- User-basierte Lizenzen (Apple ID) aus der Zeit vor Device Assignment. WS1 migriert diese nicht automatisch; betroffen sind alle Geräte mit derselben Apple ID.
- Zeitversatz: Apple verarbeitet Zuweisungsänderungen asynchron.
Gleiche die Seriennummern bzw. clientUserIds aus GET /assignments mit Workspace ONE ab. Was WS1 kennt, bereinigst du in WS1 – sonst stellt der nächste Abgleich die Zuweisung einfach wieder her. Was WS1 nicht kennt, löst du gezielt für genau diese eine App:
# SCHREIBEND – nur nach Abgleich mit WS1 und nur für die betroffenen Seriennummern
curl -s -X POST "$BASE/assets/disassociate" \
-H "Authorization: Bearer $STOKEN" -H "Content-Type: application/json" \
-d '{"assets":[{"adamId":"393860580","pricingParam":"STDQ"}],
"serialNumbers":["SERIAL1","SERIAL2"]}'
# Fortschritt prüfen (bis eventStatus = COMPLETE)
curl -s "$BASE/status?eventId=<EVENT_ID>" -H "Authorization: Bearer $STOKEN"
Der Endpoint assets/revoke entzieht den angegebenen Geräten bzw. Benutzern alle entziehbaren Apps – nicht nur diese eine. Für den Einzelfall immer disassociate mit adamId verwenden.
Disassociate deinstalliert nichts. Laut Apple wird ein nicht mehr zugewiesenes, aber installiertes Asset nach 30 Tagen unbrauchbar. Wenn gar nichts hilft: Apple Business Support mit adamId, Location und Seriennummern.
Risiken auf einen Blick
| Risiko | Was passiert | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| App-Entfernung auf Geräten | Zuweisung weg = RemoveApplication, App-Daten weg – auch auf unsupervised Geräten bei gemanagten Apps | Nur bei echter Ausmusterung, Nutzer vorher informieren |
| 30-Tage-Frist | Nicht mehr zugewiesenes, installiertes Asset wird laut Apple nach 30 Tagen unbrauchbar | Bei API-Disassociate bewusst einplanen |
| Fixierte Anzahl | Entfernen eines Altbestands aus der OU kann laut Apple die Anzahl fixieren | Option E vermeiden, OU-Zuordnung nicht anfassen |
| App Removal Protection | Greift per Default erst ab 100 Geräten in 10 Minuten | Bei kleinen Mengen kein Schutz – sorgfältig arbeiten |
| sToken Delete/Clear | Revoke aller Lizenzen aller Apps des Tokens | Niemals als Einzel-Revoke nutzen |
| „All current and future“ | App vermutlich in allen OUs und deren Tokens/MDMs | Nur nach Token-Inventur und mit Apple-Bestätigung |
| WS1 und unbegrenzte Assets | Darstellung und Cleanup-Logik nicht offiziell beschrieben | Testzuweisung statt Zahlen vertrauen, Omnissa-Ticket |
Mein Fazit
Unterm Strich ist die Änderung eine gute Nachricht: Schluss mit dem Lizenz-Jonglieren bei kostenlosen Apps. Der Stolperstein sind die Altbestände – und unser Admin-Reflex, im Zweifel erst mal alles zu löschen und neu anzulegen. Im Beispiel Blitzer.de spricht alles dafür, dass die App längst unbegrenzt ist und die 8 schlicht die aktiven Zuweisungen sind. Lesend prüfen, Testzuweisung, Fall schließen. Soll die App wirklich weg, nimmst du in Workspace ONE die Zuweisung raus – und lässt den Mediathek-Eintrag in Ruhe.
Quellen
- Apple Business User Guide – Get apps and books (22.10.2026)
- Apple Platform Deployment – WWDC26 Apple services updates
- Apple Developer – Managing assets (Apps and Books API v2)
- Apple Developer – UnlimitedResponseAsset
- Apple Developer – Handling error responses (9709)
- Omnissa – Deploy Volume Purchase Program
- Omnissa – Configure Licenses and Assign with Flexible Deployment
- Omnissa – Application Removal Protection (Modernized)
- Omnissa – Scheduler Settings
- Microsoft Learn – Manage Apple volume-purchased apps (Unlimited assets)
- Tom Bridge – Why Do I have 2147483647 Licenses of an App? (25.10.2026)
- Addigy – Configuring Apple Apps (Apps & Books)
- Miradore – Unlimited VPP licenses for free apps